Documentation ScanInventaire

De l'entrepôt à l'export

Qui fait quoi

• Le responsable se connecte avec son compte GB Appli. Il crée les entrepôts, les zones et les inventaires, suit l'avancement, lance le contrôle, clôture et exporte.
• Les participants n'ont pas besoin de compte : ils entrent le code de l'inventaire (format XXXX-XXXX) et leur nom, choisissent la zone où ils comptent, puis scannent. Le responsable peut aussi envoyer un lien qui pré-remplit le code.
• Le responsable peut changer le code à tout moment : les personnes connectées avec l'ancien perdent immédiatement l'accès. Un inventaire clôturé n'accepte plus personne.
• 10 codes erronés depuis la même adresse IP en 15 minutes bloquent les tentatives pendant 1 heure.

Scanner, choisir, compter

1. Scan avec l'appareil photo (Android, iPhone), avec une douchette Bluetooth/USB qui tape le code dans le champ, ou saisie du gencode au clavier. Un nom d'article cherche dans le catalogue (pratique pour les articles sans code-barres).
2. Article déjà connu dans l'entrepôt : sa fiche s'affiche, il ne reste qu'à taper la quantité.
3. Nouvel article : le code est cherché en même temps sur Open Food Facts, Open Products Facts, Open Beauty Facts et UPCitemdb. Si plusieurs fiches différentes sont trouvées, le participant choisit la bonne (ou saisit la fiche à la main) et peut la corriger avant de valider. Nom, description, image, contenance, poids, dimensions et prix public sont pré-remplis quand l'information existe.
4. Prix public : médiane des derniers relevés en magasin publiés sur Open Prices, en euros, hors promotions.
5. Dangers (inflammable, toxique, corrosif…) : proposés d'après des mots-clés du nom et des catégories. C'est une aide : vérifiez toujours les pictogrammes de l'étiquette.

Corriger sans perdre la trace

• Chaque saisie est une ligne : article, zone, quantité, auteur, heure. Plusieurs lignes du même article dans la même zone s'additionnent (comptage en plusieurs fois).
• Quand un article déjà compté dans la zone est scanné à nouveau, les saisies existantes sont affichées avant d'enregistrer : on peut corriger la saisie existante plutôt que d'en ajouter une.
• Un participant corrige ou supprime ses propres saisies pendant la saisie ; le responsable peut corriger toutes les saisies jusqu'à la clôture. Les lignes corrigées gardent le nom de l'auteur de la correction.
• Sur la page de suivi, les articles saisis plusieurs fois dans une même zone sont signalés « doublon ? ».

Un contrôle par sondage

• Le contrôle ferme la saisie et tire au hasard un échantillon de lignes (10 % proposé, au moins 5).
• Les participants recomptent ces lignes sans voir la quantité saisie, pour un contrôle à l'aveugle.
• Le responsable voit les écarts et choisit, ligne par ligne, de retenir la quantité recomptée.
• Quand toutes les lignes tirées au sort sont recomptées, l'inventaire peut être clôturé. Le contrôle est facultatif : on peut aussi clôturer directement. Un inventaire clôturé peut être rouvert.

Réintégrer le stock dans la gestion commerciale

Une fois l'inventaire clôturé, deux fichiers CSV sont disponibles (séparateur ;, virgule décimale, UTF-8 : ils s'ouvrent directement dans Excel) :

• Quantités par article : référence (la référence interne, sinon le gencode), gencode, désignation, marque, quantité totale, prix public, valeur, poids, contenance, dimensions, dangers, zones, description.
• Détail par zone : une ligne par saisie, avec son auteur, sa date, ses corrections et son contrôle.

Renseignez la référence interne des articles dans le catalogue pour qu'elle corresponde à celle de votre logiciel.

Gratuit jusqu'à 50 articles

Un compte gratuit peut avoir jusqu'à 50 articles au catalogue, tous entrepôts confondus ; les inventaires, zones et participants ne sont pas limités. Pendant l'essai et avec l'abonnement GB Appli, le nombre d'articles est illimité. Quand la limite est atteinte, les articles existants restent utilisables mais aucun nouvel article ne peut être créé.